Dokumentation & Datenschutz im BEM
Kurz erklärt: Im BEM werden besonders schutzwürdige Gesundheitsdaten erhoben – das verlangt einen sorgfältigen, DSGVO-konformen Umgang.
Die wichtigsten Punkte
- Einwilligung: muss freiwillig, spezifisch, informiert und ausdrücklich (schriftlich) erfolgen
- Getrennte BEM-Akte: räumlich und funktional getrennt von der Personalakte aufzubewahren, besonders vor unberechtigten Zugriffen geschützt
- Aufbewahrung: keine gesetzlich fest vorgeschriebene Frist – die Literatur empfiehlt 3 bis 5 Jahre nach Abschluss des BEM-Verfahrens
- Bei Widerruf der Einwilligung: alle Daten löschen, die über die bloße Dokumentation der durchgeführten Schritte und der Beendigung des Verfahrens hinausgehen
Da hier Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO betroffen sind, empfiehlt sich bei Unsicherheiten immer die Rücksprache mit einem Fachanwalt für Arbeitsrecht oder dem betrieblichen Datenschutzbeauftragten.
Wo Sie Unterstützung finden: Wenden Sie sich an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht (Anwaltssuche: Deutscher Anwaltverein, anwaltauskunft.de) bei rechtlichen Detailfragen.
Quellen: Dr. Datenschutz (dr-datenschutz.de), IHK Ostthüringen (ihk.de), DSN GROUP (datenschutz-notizen.de), Leitfaden zum Betrieblichen Gesundheitsmanagement der Deutschen Rentenversicherung (5. Auflage, 08/2025).
Häufige Fragen
Ja, räumlich und funktional getrennt, da besonders schutzwürdige Gesundheitsdaten erhoben werden.
Es gibt keine gesetzlich fest vorgeschriebene Frist – die Literatur empfiehlt 3 bis 5 Jahre nach Abschluss des BEM-Verfahrens. Widerruft der Beschäftigte seine Einwilligung, müssen alle Daten gelöscht werden, die über die bloße Dokumentation der durchgeführten Schritte und der Beendigung des Verfahrens hinausgehen.
Weitere Themen: Betriebliches Eingliederungsmanagement
- BEM-Fristen-Rechner
- BEM-Erstgespräch
- Wiedereingliederungsplan (Hamburger Modell)
- Arbeitsplatzanpassung
- Integrationsamt & Reha-Träger
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